0650283690 info@mdrconcepts.nl

Een business case voor het digitaliseren en automatiseren van orderinvoer

In het kort

Naam: Cemex Trescon
Wat: Business Case Digitalisering/Automatisering

MDR Concepts bekeek samen met Cemex Trescon de mogelijkheden tot het digitaliseren en automatiseren van de orderinvoer en stelde een business case op. Een mooie case over digitalisering en automatisering in de groothandelsbranche

Waarom automatische orderinvoer?

Hoe maak je een solide business case voor het digitaliseren en automatiseren van alle orderinvoer binnen een groothandel, waar bepaalde orderstromen nog handmatig ingevoerd en behandeld worden?

De mogelijkheden om orderstromen te automatiseren zijn groot. EDI, UBL, PDF of CSV bestanden inlezen, klanten zelf bestellingen laten doen (via een bestelplatform of webshop) of hele mailboxen automatisch uit laten lezen. Waar start je met automatiseren? Wat is het bestelgedrag van de klant? En, welke partijen trek je aan om de automatisering te maken?

“Het automatiseren van orderstromen levert heel veel voordelen op voor organisaties, maar het is wel belangrijk dat je weet waar je moet starten met automatiseren. Wie gaat je helpen? Hoe ga je automatiseren? Welke systemen zet je in?”

Het probleem

Waar orders vroeger handmatig in een systeem ingevoerd werden, maken veel organisaties nu gebruik van automatische processen als het gaat om orderinvoer. Waarom? Een lagere foutmarge, de snelheid en de (relatief) lage kosten. Je bespaart en bent sneller, waardoor je hogere volumes qua orderinvoer aankan. Bij Cemex Trescon ging al een groot gedeelte van alle orderinvoer via de automatische weg. Doel was om een business case op te stellen voor het automatiseren van alle orderinvoer.

De oplossing

Om een goede business case neer te zetten analyseerden we alle orderinvoer, om een beeld te krijgen van het bestelbedrag van klanten. Daarmee werden vragen beantwoord, zoals: via welke kanalen bestellen klanten nu? Welke bestelsystemen gebruiken zij zelf? Mailen zij PDF of CSV bestanden door, of bestellen zij telefonisch? Toen we duidelijk hadden hoe klanten bestelden konden we een berekening maken hoeveel tijd (en geld) automatisering ons zou besparen.

Deze berekening maakten we o.b.v. bestelgegevens van deze klanten van vorig jaar. We bekeken het aantal orderregels per klant en maakten een inventarisatie dat iemand 2 minuten over 1 orderregel zou doen. Op die manier konden we uitrekenen hoeveel tijd iemand bezig was om al die orderregels over één heel jaar in te voeren. Tijd die iemand anders kan besteden als dit allemaal geautomatiseerd zal gaan. In de planning voor 2020 staat het verder uitrollen van deze automatiseringen o.b.v. de business case.

Tijd en geld besparen & snelheid verhogen door automatisering?

Neem contact op voor een vrijblijvende kop koffie!